Registrace zaměstnanců v ČR je povinnost zaměstnavatele, která se od 1. dubna 2026 řídí novým zákonem o jednotném měsíčním hlášení (JMHZ), kde je nutné zaměstnance přihlásit do evidence před nástupem do práce (nebo alespoň částečně), nejpozději 8 dní předem. Zaměstnavatel ohlásí nástup zaměstnance na ČSSZ do 8 dnů, s použitím elektronických formulářů (ePapír/ePortál) nebo přes datovou schránku.
Popis procesu najdete zde: ČSSZ – Evidence zaměstnanců (přihlášení, změna, odhlášení)
Evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ obsahuje údaje o zaměstnancích pro potřeby jednotného měsíčního hlášení.
Všeobecné zásady pro vyplňování registrace zaměstnance ze stránek MPSV –Všeobecné zásadypro registraci zaměstnanců – zde najdete podrobný popis k procesu registrace i popis jednotlivých položek.
Pro získání údajů o zaměstnancích můžete využít JMHZ osobní dotazník, kde je uveden seznam potřebných položek pro účely registrace a podání měsíčního hlášení.
Příprava na registraci zaměstnance:
Co bude potřeba udělat na začátku:
- do systému bude třeba k zaměstnancům a pracovním poměrům doplnit nové položky, které se dosud neevidovaly
- ke stávajících zaměstnancům a pracovním poměrům bude možné naimportovat osobní identifikační čísla (OIČ) a ID pracovně-právních vztahů (IDPPV) ze souboru CSV, který bude ke stažení na e-Portálu ČSSZ (po kontrole bude možné případně doplnit i ručně). ČSSZ doporučuje si předtím zkontrolovat Seznam zaměstnanců na ePortálu.
Od 1.3.2026 je na ePortálu ke stažení CSV se seznamem zaměstnanců obsahující OIČ a ID PPV v novější struktuře, která vyžaduje úpravu v programu Helios Inuvio. Aktuálně tedy není možné soubor naimportovat.
Informace z MPSV ohledně aktuálního stavu CSV souboru: V současnosti stále probíhá ze strany MPSV přidělování OIČ všech osobám již zaevidovaným v DB ČSSZ. Od 1. 4. 2026 by u osob s CZ občanstvím nemělo docházet k situaci, že by OIČ v CSV/XML souboru staženého ze služby Seznam zaměstnanců na ePortálu ČSSZ nebylo uvedeno. U některých zahraničních zaměstnanců probíhá doztotožnění a výjimečně může k takové situaci dojít i po 1. 4. 2026. Pokud by OIČ v souboru po 15. 4. 2026 u nějakého zaměstnance chybělo, může se zaměstnavatel obrátit na místně příslušnou OSSZ a ta jeho přidělení zajistí (interní postupy jsou na to nastaveny a v pilotním provozu ověřeny). Podání měsíčního hlášení chybějící OIČ nebrání – lze jej podat s definovanými identifikačními atributy (jméno, příjmení, datum narození, druh činnosti a datum nástupu) a po ztotožnění bude OIČ zaměstnavateli sděleno (v dalším podání již musí zaměstnavatel OIČ použít).
- doregistrace – v dubnu 2026 bude potřeba provést doregistraci údajů o zaměstnancích a pracovních poměrech, za které budou napočtené mzdové listy v prvním kvartálu roku 2026 – Seznam údajů dohlašovaných za zaměstnance.
Byl-li zaměstnanec veden v registru pojištěnců ČSSZ podle zákona o nemocenském pojištění v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026, je zaměstnavatel povinen dohlásit rozšířený set údajů týkajících se tohoto zaměstnance. Jde o údaje, které budou součástí nové evidence zaměstnanců, ale dosud nebyly evidovány ve stávající evidenci ČSSZ. Tito se budou hlásit akcí 3 – Změna, tj, tzv. Doregistrace.
Zaměstnavatel musí nově zaregistrovat všechny zaměstnané osoby, které nově spadají pod definici zaměstnance a nebyli vedeni v registru pojištěnců ČSSZ (např. nepojištěné DPČ), včetně nově sledovaných údajů. Tito se budou hlásit akcí 1 – Nástup, tj. tzv. Registrace. V přídě, že takový zaměstnanec skončil v proběhu prvního kvartálu, uvede se i datum ukončení.
Tyto povinnosti musí zaměstnavatel splnit v období od 1. dubna 2026 do 30. dubna 2026.
Metodici ještě upřesňují některé údaje a procesy týkající se registrace a doregistrace zaměstnanců, některé budou vyžadovat dodatečnou úpravu v programu Helios Inuvio.
Na stránce Časté dotazy, informační materiály nejdete další užitečné informace.