10 tipů, jak hladce zavést ve společnosti nový informační systém

Implementace, neboli zavádění nového informačního systému je náročný proces. Každá firma při něm projde mnoha změnami, některé jsou náročné časově, jiné organizačně a většina z nich je velmi náročná lidsky. Máme pro vás 10 tipů, které vám pomohou hladce proplout implementací až k jejímu zdárnému cíli. A je jedno, ať už budete implementovat HELIOS, nebo jiný informační systém.

Myslete na budoucnost

  • Co od své firmy očekáváte za 5, či 10 let?
  • Vybírejte systém, který se s vámi bude rozvíjet a i za 10 let bude schopen splnit vaše požadavky
  • Před zavedením nového systému zrevidujte své firemní procesy
  • Nebojte se odvážných vizí, HELIOS má opravdu široké možnosti a zvládne i velmi specifické požadavky

Vyberte si dodavatele, se kterým si rozumíte

  • Implementace je dlouhodobý proces a nový systém vás i vaši firmu bude provázet několik let
  • Zvolte tedy partnera, ze kterého máte dobrý pocit, který zná, či dokáže pochopit vaše potřeby a je proaktivní
  • Preferujte spolupráci s jedním dodavatelem, který má stejný systém, jaký vám nabízí, a dobře jej tedy zná i z uživatelské stránky

Komunikujte otevřeně

  • Je potřeba, abyste jasně formulovali svá očekávání
  • Máte zpětnou vazbu? Sem s ní. Pozitivní i negativní, avšak konstruktivní zpětná vazba je potřeba
  • Implementace je společný projekt obou stran, je tedy potřeba aktivní výměna informací po celou dobu spolupráce. Nenechávejte nic „vyhnít“, samo se ještě nikdy nic nevyřešilo

Vnímejte implementaci jako projekt

  • Implementace se skládá z mnoha dílčích úkonů, mnoha fází a kroků
  • Aby implementace probíhala efektivně, je potřeba ji řídit. Jak z naší strany, tak z vaší strany je potřeba určit projektového manažera

Určete projektového manažera

  • Projektový manažer je takový hromosvod mezi námi a vašimi kolegy
  • Vyberte tedy stabilní, silnou a lidskou osobnost, která je dobře obeznámena s chodem firmy a vašimi plány do budoucna a má špičkové organizační schopnosti, protože pozici „hromosvodu“ musí ustát po celou dobu implementace
  • Kvalitní řízení proces implementace významně usnadní, zrychlí a také zpříjemní
  • Dobrý projektový manažer pro vás může představovat také značnou úsporu financí, protože díky němu odpadne mnoho prostojů nebo možných nedorozumění
  • Ujistěte se, že i váš dodavatel má na své straně projektového manažera

Zůstaňte realističtí

  • Nový systém vám může vyřešit mnoho zdánlivě neřešitelných potíží
  • Někdy však může být na začátku lepší maximálně využít to, co HELIOS umí již v základu, než vaše zadání překombinovat
  • Pokud již nějaký systém používáte, sepište si výhody, které chcete zachovat a nevýhody, které komplikují vaši práci a v HELIOS se jim chcete vyhnout

Nespěchejte

  • Komplexní řešení zabere čas
  • Jde o investici do budoucna, která vám má přinést úspory a větší radost z podnikání
  • Určete si s námi reálný časový horizont a počítejte i s možnou časovou rezervou pro případ možných zdržení

Nepanikařte

  • Během implementace vždy dojde k větším či menším komplikacím, nečekanému vývoji, zdržení či nedorozumění – to jsou chvíle, kdy oceníte kvalitního projektového manažera na obou stranách
  • Případné nástrahy zkuste vnímat jako příležitost vyjasnit si další postup

Testujte, testujte, testujte

  • Zkoušejte, jestli je vše, tak jak má být
  • Případné návrhy na zlepšení řešte co nejdříve
  • Nic neuspěchejte
  • Odbyté testování vede pouze ke zklamání a zmatkům a vrátí se vám jako bumerang v rutinním provozu

Školte se, školte se, školte se

  • Nechte své kolegy a zaměstnance důkladně proškolit, aby uměli s HELIOS zacházet a využili celý jeho potenciál
  • Pokud vaši kolegové a zaměstnanci nebudou umět HELIOS používat, tak budou neustále hledat cesty, jak dělat svou práci „po staru“ a práci v HELIOS se vyhnout

Na konci implementace, což může být někdy velmi trnitá cesta, má být dobře nastavený a úspěšně fungující informační systém, který vám pomůže nejen efektivně podnikat, ale především neplýtvat vašimi zdroji.