Implementace, neboli zavedení nového informačního systému je náročný proces. Každá firma při něm projde mnoha změnami, některé jsou náročné časově, jiné organizačně a většina z nich je velmi náročná lidsky. Máme pro vás 10 tipů, které vám pomohou hladce proplout implementací až k jejímu zdárnému cíli. A je jedno, ať už budete implementovat HELIOS, nebo jiný informační systém.
- Otevřená komunikace
- Jasná formulace očekávání
- Pozitivní i negativní zpětná vazba
- Aktivní výměna informací po celou dobu spolupráce
- Nenechávat nic „vyhnít“, nic se nevyřeší „samo“
- Implementace je projekt
- Je to mnoho dílčích úkonů, mnoho fází a kroků
- Předpokládá efektivní řízení lidí – sami se řídit nebudou
- Důležité je i správné načasování
- Myslete na budoucnost
- Co od firmy očekáváte za 5, či 10 let?
- Vybírejte systém, který s vámi v tuto dobu bude a bude se s vámi moci rozvíjet
- Před zaváděním systému revidujte své firemní procesy – před zaváděním, ne až při něm, je nutné vědět předem, co pro vás má systém udělat
- Nebojte se odvážných vizí – IS dnes mají opravdu široké možnosti a zvládnou i velmi specifické požadavky
- Jak vybrat správný informační systém?
- Zůstaňte realističtí
- Nový systém vám může vyřešit mnoho zdánlivě neřešitelných potíží
- Někdy však může být na začátku lepší maximálně využít to, co daný IS umí již v základu, než vaše zadání překombinovat
- Pokud již nějaký IS používáte, sepište si výhody, které chcete zachovat a nevýhody, které komplikují vaši práci
- Nespěchejte
- Komplexní řešení zabere čas
- Jde o investici do budoucna, která vám má přinést úspory a větší radost z podnikání
- S dodavatelem si určete reálný časový horizont a počítejte i s možnou časovou rezervou pro případ možných zdržení
- Vyberte si dodavatele, se kterým si rozumíte
- Zavedení informačního systému je dlouhodobý proces a nový systém vás i vaši firmu bude provázet několik let
- Zvolte tedy partnera, ze kterého máte dobrý pocit, který zná, či dokáže pochopit vaše potřeby a je proaktivní
- Preferujte spolupráci s jedním dodavatelem, který má stejný systém a dobře jej tedy zná i z uživatelské stránky
- Jak vybrat správného dodavatele/implementátora?
- Určete projektového manažera
- Vyberte stabilní, silnou a lidskou osobnost, která je dobře obeznámena s chodem firmy a jejími plány do budoucna a má špičkové organizační schopnosti
- Kvalitní řízení proces implementace významně usnadní, zrychlí a také zpříjemní
- Může představovat také značnou úsporu financí, protože odpadá mnoho prostojů nebo možných nedorozumění
- Projektový manažer je takový hromosvod mezi dodavatelem a svými ovečkami ve firmě – a to musí ustát
- Ujistěte se, že i váš dodavatel má na své straně projektového manažera
- Nepanikařte
- Během implementace vždy dojde k větším či menším komplikacím, nečekanému vývoji, zdržení či nedorozumění – to jsou chvíle, kdy oceníte kvalitního projektového manažera na obou stranách
- Případné nástrahy zkuste vnímat jako příležitost vyjasnit si další postup
- Testovat, testovat, testovat
- Zkoušejte, jestli je vše, tak jak má být
- Případné návrhy na zlepšení řešte co nejdříve
- Nic neuspěchejte
- Odbyté testování vede pouze ke zklamání a zmatkům a vrátí se vám jako bumerang v rutinním provozu
- Školit, školit, školit
- Nechte své kolegy a zaměstnance důkladně proškolit, aby uměli s novým IS zacházet a využili celý jeho potenciál
- Kvalitní dodavatel nabízí školení pokrývající veškerou firemní agendu
Na konci implementace, což může být někdy velmi trnitá cesta, má být dobře nastavený a úspěšně fungující informační systém, který vám pomůže nejen efektivně podnikat, ale především neplýtvat svými zdroji.
Máte jakékoliv dotazy?