10 tipů, jak hladce zavést ve firmě nový informační systém

Implementace, neboli zavedení nového informačního systému je náročný proces. Každá firma při něm projde mnoha změnami, některé jsou náročné časově, jiné organizačně a většina z nich je velmi náročná lidsky. Máme pro vás 10 tipů, které vám pomohou hladce proplout implementací až k jejímu zdárnému cíli. A je jedno, ať už budete implementovat HELIOS, nebo jiný informační systém.

  1. Otevřená komunikace
    • Jasná formulace očekávání
    • Pozitivní i negativní zpětná vazba
    • Aktivní výměna informací po celou dobu spolupráce
    • Nenechávat nic „vyhnít“, nic se nevyřeší „samo“
  2. Implementace je projekt
    • Je to mnoho dílčích úkonů, mnoho fází a kroků
    • Předpokládá efektivní řízení lidí – sami se řídit nebudou
    • Důležité je i správné načasování
  3. Myslete na budoucnost
    • Co od firmy očekáváte za 5, či 10 let?
    • Vybírejte systém, který s vámi v tuto dobu bude a bude se s vámi moci rozvíjet
    • Před zaváděním systému revidujte své firemní procesy – před zaváděním, ne až při něm, je nutné vědět předem, co pro vás má systém udělat
    • Nebojte se odvážných vizí – IS dnes mají opravdu široké možnosti a zvládnou i velmi specifické požadavky
    • Jak vybrat správný informační systém?
  4. Zůstaňte realističtí
    • Nový systém vám může vyřešit mnoho zdánlivě neřešitelných potíží
    • Někdy však může být na začátku lepší maximálně využít to, co daný IS umí již v základu, než vaše zadání překombinovat
    • Pokud již nějaký IS používáte, sepište si výhody, které chcete zachovat a nevýhody, které komplikují vaši práci
  5. Nespěchejte
    • Komplexní řešení zabere čas
    • Jde o investici do budoucna, která vám má přinést úspory a větší radost z podnikání
    • S dodavatelem si určete reálný časový horizont a počítejte i s možnou časovou rezervou pro případ možných zdržení
  6. Vyberte si dodavatele, se kterým si rozumíte
    • Zavedení informačního systému je dlouhodobý proces a nový systém vás i vaši firmu bude provázet několik let
    • Zvolte tedy partnera, ze kterého máte dobrý pocit, který zná, či dokáže pochopit vaše potřeby a je proaktivní
    • Preferujte spolupráci s jedním dodavatelem, který má stejný systém a dobře jej tedy zná i z uživatelské stránky
    • Jak vybrat správného dodavatele/implementátora?
  7. Určete projektového manažera
    • Vyberte stabilní, silnou a lidskou osobnost, která je dobře obeznámena s chodem firmy a jejími plány do budoucna a má špičkové organizační schopnosti
    • Kvalitní řízení proces implementace významně usnadní, zrychlí a také zpříjemní
    • Může představovat také značnou úsporu financí, protože odpadá mnoho prostojů nebo možných nedorozumění
    • Projektový manažer je takový hromosvod mezi dodavatelem a svými ovečkami ve firmě – a to musí ustát
    • Ujistěte se, že i váš dodavatel má na své straně projektového manažera
  8. Nepanikařte
    • Během implementace vždy dojde k větším či menším komplikacím, nečekanému vývoji, zdržení či nedorozumění – to jsou chvíle, kdy oceníte kvalitního projektového manažera na obou stranách
    • Případné nástrahy zkuste vnímat jako příležitost vyjasnit si další postup
  9. Testovat, testovat, testovat
    • Zkoušejte, jestli je vše, tak jak má být
    • Případné návrhy na zlepšení řešte co nejdříve
    • Nic neuspěchejte
    • Odbyté testování vede pouze ke zklamání a zmatkům a vrátí se vám jako bumerang v rutinním provozu
  10. Školit, školit, školit
    • Nechte své kolegy a zaměstnance důkladně proškolit, aby uměli s nový IS zacházet a využili celý jeho potenciál
    • Kvalitní dodavatel nabízí školení pokrývající veškerou firemní agendu

Na konci implementace, což může být někdy velmi trnitá cesta, má být dobře nastavený a úspěšně fungující informační systém, který vám pomůže nejen efektivně podnikat, ale především neplýtvat svými zdroji.

Máte jakékoliv dotazy?