Implementace, neboli zavádění nového informačního systému je náročný proces. Každá firma při něm projde mnoha změnami, některé jsou náročné časově, jiné organizačně a většina z nich je velmi náročná lidsky. Máme pro vás 10 tipů, které vám pomohou hladce proplout implementací až k jejímu zdárnému cíli. A je jedno, ať už budete implementovat HELIOS, nebo jiný informační systém.
Myslete na budoucnost
- Co od své firmy očekáváte za 5, či 10 let?
- Vybírejte systém, který se s vámi bude rozvíjet a i za 10 let bude schopen splnit vaše požadavky
- Před zavedením nového systému zrevidujte své firemní procesy
- Nebojte se odvážných vizí, HELIOS má opravdu široké možnosti a zvládne i velmi specifické požadavky
Vyberte si dodavatele, se kterým si rozumíte
- Implementace je dlouhodobý proces a nový systém vás i vaši firmu bude provázet několik let
- Zvolte tedy partnera, ze kterého máte dobrý pocit, který zná, či dokáže pochopit vaše potřeby a je proaktivní
- Preferujte spolupráci s jedním dodavatelem, který má stejný systém, jaký vám nabízí, a dobře jej tedy zná i z uživatelské stránky
Komunikujte otevřeně
- Je potřeba, abyste jasně formulovali svá očekávání
- Máte zpětnou vazbu? Sem s ní. Pozitivní i negativní, avšak konstruktivní zpětná vazba je potřeba
- Implementace je společný projekt obou stran, je tedy potřeba aktivní výměna informací po celou dobu spolupráce. Nenechávejte nic „vyhnít“, samo se ještě nikdy nic nevyřešilo
Vnímejte implementaci jako projekt
- Implementace se skládá z mnoha dílčích úkonů, mnoha fází a kroků
- Aby implementace probíhala efektivně, je potřeba ji řídit. Jak z naší strany, tak z vaší strany je potřeba určit projektového manažera
Určete projektového manažera
- Projektový manažer je takový hromosvod mezi námi a vašimi kolegy
- Vyberte tedy stabilní, silnou a lidskou osobnost, která je dobře obeznámena s chodem firmy a vašimi plány do budoucna a má špičkové organizační schopnosti, protože pozici „hromosvodu“ musí ustát po celou dobu implementace
- Kvalitní řízení proces implementace významně usnadní, zrychlí a také zpříjemní
- Dobrý projektový manažer pro vás může představovat také značnou úsporu financí, protože díky němu odpadne mnoho prostojů nebo možných nedorozumění
- Ujistěte se, že i váš dodavatel má na své straně projektového manažera
Zůstaňte realističtí
- Nový systém vám může vyřešit mnoho zdánlivě neřešitelných potíží
- Někdy však může být na začátku lepší maximálně využít to, co HELIOS umí již v základu, než vaše zadání překombinovat
- Pokud již nějaký systém používáte, sepište si výhody, které chcete zachovat a nevýhody, které komplikují vaši práci a v HELIOS se jim chcete vyhnout
Nespěchejte
- Komplexní řešení zabere čas
- Jde o investici do budoucna, která vám má přinést úspory a větší radost z podnikání
- Určete si s námi reálný časový horizont a počítejte i s možnou časovou rezervou pro případ možných zdržení
Nepanikařte
- Během implementace vždy dojde k větším či menším komplikacím, nečekanému vývoji, zdržení či nedorozumění – to jsou chvíle, kdy oceníte kvalitního projektového manažera na obou stranách
- Případné nástrahy zkuste vnímat jako příležitost vyjasnit si další postup
Testujte, testujte, testujte
- Zkoušejte, jestli je vše, tak jak má být
- Případné návrhy na zlepšení řešte co nejdříve
- Nic neuspěchejte
- Odbyté testování vede pouze ke zklamání a zmatkům a vrátí se vám jako bumerang v rutinním provozu
Školte se, školte se, školte se
- Nechte své kolegy a zaměstnance důkladně proškolit, aby uměli s HELIOS zacházet a využili celý jeho potenciál
- Pokud vaši kolegové a zaměstnanci nebudou umět HELIOS používat, tak budou neustále hledat cesty, jak dělat svou práci „po staru“ a práci v HELIOS se vyhnout
Na konci implementace, což může být někdy velmi trnitá cesta, má být dobře nastavený a úspěšně fungující informační systém, který vám pomůže nejen efektivně podnikat, ale především neplýtvat vašimi zdroji.