Smlouvy

Systémové řešení pro firmy, které pravidelně (měsíčně, čtvrtletně, …) fakturují ze smluv

  • Evidujete servisní, nájmové či leasingové smlouvy stále jen papírově v šanonech?
  • Stává se vám, že některému zákazníkovi zapomenete v termínu zaslat fakturu?
  • Trápí vás chyby v pravidelné fakturaci ze smluv?

Naše Smlouvy vám přinesou nejen elektronickou evidenci smluv, ale především hromadné generování faktur ze smluv, čímž ušetříte nejen čas, ale omezíte i chybovost faktur prakticky na nulu.

Systém vám umožní lépe pracovatpřesně vyhodnocovat a adekvátně ohodnocovat jak zákazníky, tak i své dispečery a obchodníky.

Jak na smlouvy?

Řešíte evidenci smluv, ať už servisníchnájemních či leasingových? Z praxe víme, že jsou smlouvy často zařazeny jen v šanonech. Když pak volá zákazník a odkazuje se na smlouvu, je buď požádán, aby chvíli setrval na telefonu, a jde se hledat smlouva, nebo mu z firmy volají nazpět, až smlouvu najdou. Zavedením smluv do systému se práce s nimi značně urychlí. Po zadání jména zákazníka se vám v systému zobrazí všechny jeho smlouvy, jak aktivní, tak i archivní. V systému jsou zavedeny všechny potřebné údaje smlouvy a vy tak můžete pružně reagovat na zákazníkovy připomínky ihned, když volá. K záznamu smlouvy v systému můžete také přiskenovat nejen originál smlouvy, ale další potřebné dokumenty.

Jak na fakturaci ze smluv?

Se smlouvami jsou také spojeny pravidelné fakturace podle smluv. Než se vyfakturují všechny smlouvy, trvá to většinou několik dní a chybovost je celkem vysoká. Nemluvě o tom, že sem tam se může i na nějakou smlouvu zapomenout. V našem systému Smlouvy na žádnou smlouvu nezapomenete, generují se automaticky faktury na všechny smlouvy dle zadaných parametrů.

 „Máme stovky smluv, a z každé se fakturuje jinak. Z některé dopředu, z jiné zase zpětně. Z některé měsíčně, z jiné kvartálně. Každá smlouva má navíc jiné ceny. Když jsme dříve vystavovali na zákazníky faktury ze smluv, trvalo to několik dní a ve fakturách byly často chyby. Nemluvě o tom, že občas se na nějakého zákazníka zapomnělo a nebylo mu vyfakturováno vůbec. Od té doby, co používáme automatickou fakturaci ze systému, je tato práce hotová asi za půl hodiny a bez chyb,“ pochvaluje si automatizaci jednatelka společnosti LANIKO. 

Jak na obchodníky?

Díky evidenci smluv v systému Smlouvy můžete vyhodnocovat také své obchodníky. V systému máte přehledy (měsíční, kvartální, roční), kde vidíte, kolik nových smluv bylo podepsáno, nebo naopak kolik smluv bylo ukončeno. Tyto přehledy můžete mít buď za celou firmu, nebo za jednotlivé obchodníky. Vidíte, kolik odvedli práce, vidíte, kolik ze smluv fakturujete. Jestli zisky stoupají, nebo naopak klesají. Pomocí těchto přehledů můžete také jednoduše vypočítávat provize obchodníkům. Vypočítávání se dá nastavit pouze na aktivní smlouvy. Systém si poté sám hlídá, když zákazník smlouvu vypoví a z takové smlouvy se přestává obchodníkovi provize vypočítávat. 

Jak na tom jste?

Všichni máme rádi čísla, obzvlášť když rostou. Je proto potřeba neustále sledovat efektivnost smluv.

V případě, že končí platnost smlouvy, systém na to dopředu upozorní, abyste měli dost času jednat se zákazníkem o prodloužení či uzavření nové smlouvy. Pokud v tuto chvíli nejste schopni měřit své výsledky, nemůžete nic zlepšovat. Je tedy potřeba se rychle a jednoduše dostat k číslům, která vám řeknou, zda se vyplatí prodloužit smlouvu za stávajících podmínek, nebo je potřeba do budoucna něco změnit.  

„Jako největší přínos vnímám fakt, že díky systému Smlouvy mám všechna data na jednom místě. Vše provázané, včetně evidence smluv a jejich exspirace. Díky tomu mám přehled a velmi rychle a jednoduše zhodnotím výnosy, nebo ztráty jednotlivých smluv,“ svěřuje se pan Hrbáček, majitel společnosti Hrbáček Servis s.r.o.

Nezáleží na tom, zda na základě smluv fakturuje pronájem prostor, pronájem zařízení, nebo servisní služby. Náš systém Smlouvy eviduje všechny typy smluv a generuje faktury na základě zadaných dat a parametrů.

Máte o systém Smlouvy zájem? Napište nám, nebo zavolejte a domluvte si bezplatnou prezentaci. Ukážeme vám, jak systém funguje v praxi.