Správný informační systém

Jaká jsou vaše kritéria pro výběr informačního systému? Jak poznáte dobrý od špatného? Respektive jak poznáte ten, který je pro vás vhodný, od toho, který pro vás vhodný není? A víte, jaký je rozdíl mezi informačním a účetním systémem?

Velký versus malý systém

Dívejte se do budoucnosti. Nezapomínejte na to, že chcete růst, chcete se posouvat dál. Nikdy si proto nevybírejte systém, který vám už na začátku bude „trochu těsný“. Neomezujte své podnikání systémem. Systém musí pracovat pro vásne vy pro něj. A pozor i na to, abyste si nepořídili zbytečně velký systém. Čím větší systém, tím složitější a samozřejmě dražší. Proto vybírejte uvážlivě. Je třeba se rozhodnout správně. Jak firma poroste, zvolený systém by měl růst s ní. Další výměna kdykoli později bude znamenat spoustu starostí a také spoustu peněz.

Informační versus účetní systém

Účetní systém

Účetní systémy, jak už jejich název napovídá, jsou určeny především pro vedení účetnictví. Účetní systémy mají dnes mnohdy nejednu vlastnost větších informačních systémů: jsou modulární (kromě samotného účetnictví nabízejí zpravidla i moduly skladu, objednávek nebo mezd), pracují s rolemi uživatelů a nabízejí určité manažerské informační výstupy, ale zdaleka nedosahují možností informačního systému.

Informační systém

Za základ informačního systému je považován systém plánování podnikových zdrojů (ERP). Systém ERP v sobě v optimálním případě integruje velké množství procesů souvisejících s chodem organizace. Kromě účetnictví a fakturace umožňuje uživatelům také sledování a řízení výroby, logistiku, správu majetku, prodej a na rozdíl od účetního systému, který je zpravidla takzvaným krabicovým řešením, se ERP běžně upravuje na míru klientovi. Data nejsou v systému duplikována na různých místech (není-li to třeba z technologických důvodů), jednotlivé agendy jsou provázány a navázány na další systémy v organizaci (mimo jiné např. na e-mail, docházkový systém, monitoring vozidel apod.).

Připravte si na dodavatele nového systému konkrétní dotazy a trvejte na konkrétních odpovědích

Ptejte se především na to:

  • Dokáže se vám nový systém přizpůsobit? Navnímal dodavatel správně vaše podnikání? Ví, co je pro vás důležité a co naopak není?
  • Jak moc budete samostatní či závislí na svém dodavateli, co se týče různých uživatelských úprav v systému? Co vše si dokážete po zaškolení dělat vlastními silami?
  • Jaká všechna školení v rámci nového systému vám dokáže nový dodavatel zajistit a kolik vás to bude stát?
  • Jak bude probíhat migrace dat ze současného systému do nového? Co vše budete schopni a jak zmigrovat? A co má cenu migrovat a co naopak zadat ručně v novém systému?
  • Jak dlouho bude implementace systému trvat? Jaký je časový odhad dodavatele a co by mohlo průběh implementace zpomalit?
  • Jak bude probíhat řízení projektu? Kdo bude řídit projekt na straně dodavatele? Kdo bude řídit projekt na vaší straně?
  • Jaké budou náklady?
    • Kolik vás bude stát nový systém při pořízení?
    • Mohou vzniknout při implementaci další náklady, se kterými se nepočítalo a jak se to řeší?
    • Jaké jsou budoucí měsíční/roční poplatky za údržbu a aktualizaci systému a co vše je obsaženo v jejich ceně?

Reference

Vyžádejte si od dodavatele systému referenční návštěvu u vámi podobných firem. A tam se také ptejte.

  • Jak mají co řešeno?
  • Jak probíhá komunikace a řešení problémů s dodavatelem?
  • Jsou se systémem spokojeni?
  • V čem jim systém pomohl?
  • V čem naopak vidí jeho nedostatky?
  • Jak zaměstnanci nový systém přijali?

Něco málo o systému HELIOS

  • Informační systém HELIOS je na trhu již od roku 1990
  • Více než 6000 instalací v ČR
  • Každoročně implementován u 300 zákazníků
  • Aktualizace dle legislativy v rámci systémové podpory
  • Vývoj nových funkcionalit dle potřeb uživatelů
  • Specializovaná řešení:
    • Workflow
    • Finanční analýza
    • Splátkování
    • Business intelligence

HELIOS Orange je produktem českého vývojového týmu – tím vám garantujeme znalost českého/zdejšího podnikatelského prostředí

Správně vybrat nestačí, je potřeba i správně naimplementovat

Výběrem nového informačního systému ještě nic nekončí, naopak všechno právě začíná. Protože i když si vyberete pro sebe správný informační systém, ale s vaším dodavatelem se vám ho nepodaří správně naimplementovat, nebudete mít z nového systému radost a nedokážete systém využít v celé jeho šíři a možnostech. Informační systém HELIOS implementujeme již od roku 2007, přinášíme vám tedy 10 tipů, jak systém správně naimplementovat i u vás.

Máte jakékoliv dotazy?